Möchten Sie einen Kongress für Ihr Unternehmen organisieren? Die Organisation einer Konferenz erfordert viel Zeit und Geld. Ihre Gäste haben hohe Erwartungen und bezahlen Geld für die Konferenz. Eine gute Vorbereitung ist daher sehr wichtig. Denn eine erfolgreiche Konferenz trägt positiv zu Ihrem Unternehmensimage bei. Aber wie organisiert man den perfekten Kongress? Wir geben Ihnen 10 Tipps.

 

Tipp 1. Beginnen Sie rechtzeitig mit den Vorbereitungen

Starten Sie nicht zu spät mit den Vorbereitungen. Das hört sich logisch an, aber an diesem Punkt geht oft noch schief.

Nehmen Sie sich auf jeden Fall mindestens vier Monate Zeit, um Ihre Konferenz zu organisieren. Senden Sie die Einladungen spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Kongress. Besucher können dann in ihrem Kalender Platz für Ihre Veranstaltung machen.

Möchten Sie Top-Referenten einladen? Dann ist es normalerweise notwendig, diese sechs bis acht Monate im Voraus zu buchen.

 

Tipp 2. Sorgen Sie für ausreichend Budget und Kapazität

Eine Konferenz zu organisieren ist teuer. Sie müssen einen Standort mieten, Technologie bereitstellen, einen Gastredner buchen, Unterhaltung organisieren und zusätzliches Personal einstellen. Identifizieren Sie also gut Ihre Wünsche für die Konferenz und stellen Sie sicher, dass dafür ein ausreichendes Budget zur Verfügung steht.

 

Stellen Sie außerdem sicher, dass genügend Kollegen vorhanden sind, die bei der Organisation des Kongresses zusammenarbeiten. Wenn diese wenig Zeit haben, besteht das Risiko, dass sie anfangen, Aufgaben unordentlich zu erledigen.

 

Tipp 3. Buchen Sie einen geeigneten und inspirierenden Ort für Ihre Konferenz

Der dritte Tipp ist, einen geeigneten Ort zu buchen. Dieser sollte nicht nur zu Ihrem Kongress passen, sondern auch zu Ihrer Zielgruppe. Mit einer inspirierenden Location unterscheiden Sie sich von Konkurrenten und Sie überraschen Ihre Gäste. Die wichtigsten Faktoren bei der Standortwahl sind eine gute Erreichbarkeit und ausreichende Parkmöglichkeiten.

 

Tipp 4. Faszinieren Sie Ihre Gäste mit einem abwechslungsreichen Programm 

Der Inhalt des Programms macht oder bricht Ihren Kongress. Also ist es wichtig ein abwechslungsreiches und spannendes Programm zusammenzustellen. Planen Sie nicht nur Vorträge, sondern bieten Sie Abwechslung. Wie wäre es beispielsweise mit Workshops auf Ihrem Kongress? Bieten Sie noch mehr Unterhaltung, indem Sie einen Entertainer buchen. Oder lassen Sie eine Band, beispielsweise eine Coverband oder eine Jazzband, die Hintergrundmusik bereitstellen.

 

Bekannter Experte als Tagesvorsitzender

Eine weitere großartige Ergänzung der Konferenz ist die Einstellung eines bekannten Experten als Tagesvorsitzenden. Es ist jedoch wichtig, dass dieses prominente Mitglied zu der Konferenz, Ihrem Unternehmen und den Gästen passt.

 

Gleichwertiger Ersatz

Wenn Sie bei Evenses eine Band, einen Entertainer oder einen Promi buchen, bieten wir immer einen Ersatz für den Fall, dass dieser ausfällt. Es kann vorkommen, dass die Band, der Gastredner oder der Entertainer unerwartet aus Krankheits- oder anderen Gründen absagen muss. Wir versprechen Ihnen einen gleichwertigen Ersatz, damit ein erfolgreicher Kongress dennoch garantiert ist.

 

Workshops für Ihre Gäste

Evenses bietet verschiedene Workshops für Ihren Kongress an, wie zB:

 

Schokoladenworkshop: Lassen Sie Ihre Gäste den Ursprung und die Mystik der Schokolade kennenlernen.

Cocktail workshop: Geben Sie Ihren Besuchern die Möglichkeit, eigene (alkoholfreie) Cocktails zuzubereiten.

Sushi workshop: Überraschen Sie Ihre Gäste mit einem Sushi-Workshop mit verschiedenen Sushi-Sorten.

 

 

Tipp 5. Stellen Sie sicher, dass die Technik gut organisiert ist

Wenn die Nachricht des Gastredners Ihre Gäste nicht erreicht, ist Ihre Konferenz zum Scheitern verurteilt. Stellen Sie sicher, dass im technischen Bereich alles gut organisiert ist. Testen Sie vorher den Ton und das Licht. Sie verhindern dann, dass ein Sprecher während seines Vortrags unterbrochen wird, weil die Technik fehlschlägt oder kein Projektor vorhanden ist.

 

Tipp 6. Nutzen Sie Social Media für die Promotion

Nutzen Sie Social Media zur Werbung für Ihre Konferenz wie Facebook, Twitter und Instagram. Hier können Sie alle Neuigkeiten zu Ihrem Kongress kostenlos und sehr vorteilhaft mit anderen teilen und erreichen einen großen Teil Ihrer Zielgruppe.

 

Tipp 7. Sorgen Sie für eine klare Aufgabenteilung

Vereinbaren Sie eine klare Aufgabenteilung mit Ihren Kollegen. Es ist dann jedem klar, welche Aufgabe er oder sie hat. Sie verhindern so auch, dass bestimmte Dinge nicht erledigt werden, weil eine Person der Meinung ist, dass die andere Person dies tun würde. Mit einer klaren Aufgabenteilung läuft Ihr Kongress reibungslos.

 

Tipp 8. Vermeiden Sie lange Schlangen am Eingang

Eine lange Schlange am Eingang ist kein guter Start für Ihren Kongress. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste nicht lange warten müssen. Sie können Hostessen anstellen, damit der Check-in reibungslos verläuft. 

 

Tipp 9. Verwenden Sie immer ein Skript

Die Verwendung eines Skripts ist ein Muss. Tun Sie dies auch, wenn Sie die Konferenz bis ins letzte Detail vorbereitet haben. Wenn jemand krank ist oder ein Unglück besteht, können Sie jederzeit auf dieses Szenario im Skript zurückgreifen.

 

Tipp 10. Nehmen Sie sich Zeit für eine Auswertung

Nach dem Kongress wartet noch ein letzter Schritt auf Sie. Nehmen Sie sich Zeit für eine Auswertung. Finden Sie heraus, was gut gelaufen ist und was besser sein könnte. Nehmen Sie diese Punkte als Lernmoment für einen nächsten Kongress. Senden Sie auch Dankesbriefe an die Gäste, die Referenten und die Lieferanten. Dadurch bauen Sie eine Beziehung zu ihnen auf.